Lucia Volanti  - Stefano Brusamolin - Consulenti aziendali GÉODE

L’attuale ambiente che circonda le aziende sta diventando sempre più complesso e la gestione d’impresa sta diventando sempre più difficile. Le vecchie regole sembrano non funzionare più e appena risolto un problema se ne creano di nuovi e inaspettati.

Chi dirige l’azienda non trova più dei modelli “forti” a cui ispirarsi nella gestione e contemporaneamente aumentano gli adempimenti e le prescrizioni normative a cui adeguarsi, mentre il mercato spesso “impone” alle stesse, l’adozione di sistemi di gestione volontari, che “appesantiscono” o sono avulsi dalla loro realtà.

Se da una parte abbiamo assistito a una veloce diffusione della norma UNI EN ISO 9001 sui Sistemi Qualità (dalla sua prima versione del 1987 fino all’attuale del 2000, prossima ad essere sostituita) per esigenze contrattuali, per la partecipazioni a bandi pubblici, per marketing, per miglioramenti organizzativi, dall’altra abbiamo assistito alla generazione di burocrazia e carta che a volte ha “sommerso” le piccole realtà aziendali ingessandole all’interno di modelli precostituiti e non competitivi.

Vale la pena ricordare che il Sistema di Gestione per la Qualità basato sulla norma 9001 è un modello organizzativo base (inteso come punto di partenza e non di arrivo) per aziende e organizzazioni, un modello che ha avuto una notevole diffusione grazie alla certificazione ma che non è “il modello” assoluto, anzi. Esistono cioè altri modelli organizzativi di riferimento per le aziende che non prevedono nessuna certificazione, operano ad esempio sulla autovalutazione confrontandosi con riferimenti di mercato e di settore e puntano al raggiungimento degli obiettivi.

Le aziende per competere sul mercato, hanno necessità di raggiungere i loro obiettivi attraverso la realizzazione delle attività pianificate con il miglior rapporto tra  risultati ottenuti e risorse utilizzate per ottenerli. E questo si può ottenere in vari modi, per strade diverse, e quindi con modelli di riferimento diversi.

Riteniamo che la ricetta giusta rivolta alle aziende per uscire da una situazione “passiva” sia quella di ridiventare “protagonisti”, cioè quella di sfruttare a proprio vantaggio le opportunità che si possono creare anche con l’introduzione di normative obbligatorie!

Ne è un esempio la recente pubblicazione del D.Lgs. 81/2008 Testo Unico sulla Sicurezza del Lavoro (ex 626) che fa esplicito richiamo all’art 30 del “modello di organizzazione e di gestione idoneo ad avere efficacia esimente della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche”  riconoscendo come tali solamente i modelli conformi alle Linee guida UNI-INAIL per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (SGSL) e alla OHSAS 18001.

Opportunità nei Sistemi di Gestione

Qualità. Ambiente. Sicurezza sul lavoro. Responsabilità Sociale. Privacy. Antiriciclaggio. Responsabilità amministrativa delle imprese. Questi sono alcuni dei temi dibattuti quotidianamente e presenti in normative di legge e volontarie che ci troviamo tutti i giorni a dover gestire e con cui confrontarci nelle aziende.

Abbiamo rilevato nelle nostre esperienze e casi affrontati che le aziende, solitamente tendono ad affrontare questo come se fossero all’interno di un sottomarino: per compartimenti stagni.

Il risultato è quello di ottenere difficili coesistenze, duplicazioni e attività di gestione e aggiornamento parallele di personale interno e consulenti, quindi con costi spesso non valutati.

Sono ormai molte le aziende che hanno adottato un sistema di gestione per la qualità, secondo la norma UNI EN ISO 9001:2000, ma anche UNI EN ISO 14001, scelte queste volontarie, ma tutte queste aziende hanno l’obbligo dell’applicazione della Sicurezza sul Lavoro (D.Lgs 81/2008) e della Privacy  (D.Lgs. 196/2003). Ecco l’opportunità e la convenienza all’integrazione dei sistemi di gestione.

Facciamo degli esempi.

Un’azienda certificata 9001:2000 per l’adempimento alla legge sulla Privacy (D.Lgs. 196/2003) potrà integrare nella proprie modalità operative e nella documentazione (procedure) già realizzate, con le nuove regole e prescrizioni.

In tal modo il consenso al trattamento, l’informativa, un eventuale regolamento informatico, la registrazione della formazione agli incaricati faranno parte dello stesso sistema di gestione, utilizzando come mattoni base la qualità, senza creare nuovi sistemi “paralleli” difficili da tenere sotto controllo e da aggiornare.

La stessa azienda nell’adeguamento alla sicurezza sul lavoro avrà bisogno di identificare e nominare alcune figure definite dal D.Lgs. 81/2008, come ad esempio il dirigente e i preposti, che hanno compiti e responsabilità ben specifiche.

Ulteriori possibilità di integrazione esistono con altri standard e norme diverse, come ad esempio per Responsabilità sociale (SA 8000), sicurezza alimentare, sicurezza informatica, ma anche con normative specifiche di settore, regolamenti e codici di condotta.

Una base di partenza, senza cioè inventare cose nuove, potrà essere quello di utilizzare l’organigramma e mansionario già presenti e di adeguarli all’esigenza. Sulla stessa linea potranno essere le registrazioni da effettuarsi per l’addestramento e la formazione del personale, ad esempio la formazione interna sulla sicurezza sul lavoro, un corso ai carrellisti o la consegna dei dispositivi di protezione individuali.

Stesso metodo può essere adottato per le registrazioni obbligatorie di alcuni manutenzioni utilizzando i supporti già previsti e utilizzati.

Appare a questo punto evidente che l’integrazione diventa efficace se il sistema di gestione di partenza, in questo caso quello della Qualità, è stato progettato e realizzato in modo fruibile e non rigido, sia esso su supporto cartaceo che informatico.

L’integrazione conviene quindi all’azienda. In un’ottica di efficienza conviene trattare in un complesso organico gli aspetti comuni a più norme-prescrizioni utilizzando strumenti, modalità operative e documentazione richiesti in un “sistema di gestione base” anche per ottemperare ad altre gestioni.

Il futuro adesso

Negli esempi precedenti il sistema di gestione per la Qualità è diventato l’equivalente del programma operativo di un pc (come Windows) su cui far “girare” tutte le applicazioni (programmi come Excel e Word) cioè altri Sistemi di Gestione o normative di legge o normative settoriali.

Cosi come pure il modello organizzativo e gestionale ex D.Lgs. 231/2001, tornato alla ribalta grazie sempre art. 30 D.Lgs. 81/2008, può essere più facilmente implementato all’interno dell’azienda già certificata perché le responsabilità e le mansioni sono già state individuate così come pure le modalità di verifica e controllo.

Integrare per competere

Il successo di un’organizzazione può derivare quindi, anche dall’attuazione e dall’aggiornamento di un “Sistema di Gestione Integrato” (e non necessariamente certificato da qualche Organismo) progettato per migliorare con continuità le prestazioni, tenendo conto sia delle esigenze di tutte le parti interessate (proprietà, dipendenti, clienti, fornitori, ambiente, società), sia della normativa obbligatoria.

L’applicazione delle normative all’interno delle aziende diventa complessa se per l’implementazione del sistema di gestione base, ad esempio Qualità, la soluzione è stato quello di porre l’accento sullo strumento particolare o sul software e non la sua architettura. Importante è inoltre la sua corretta gestione e il mantenimento/miglioramento.

L’approccio gestionale e non “strumentale” permette di poter attuare i processi che consentano di rispondere alla mutevolezza ed incertezza degli scenari, alla crescente richiesta di trasparenza e conoscenza di opinione pubblica e parti interessate, ai nuovi principi di sostenibilità e responsabilità sociale; processi che mirino, in definitiva, a garantire l’esistenza ed il successo delle organizzazioni stesse.

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