Videosorveglianza in azienda: sicurezza e privacy
Lucia Volanti consulente aziendale GÉODE
L’installazione di sistemi per la videosorveglianza ha assunto negli ultimi anni una grande diffusione, in particolare in ambito aziendale per motivi di controllo (accessi, movimentazioni, processi produttivi, ecc,) e di sicurezza (intrusioni, furti, danneggiamenti, ecc.).
La sicurezza, in particolare, è diventata un bisogno sempre più forte e sentito nelle aziende, specchio di quello che accade all’interno dell’odierna società.
Ma come si concilia il bisogno di sicurezza e controllo delle aziende con la privacy dei dipendenti?
Partiamo da una premessa: che non tutto ciò che è tecnicamente possibile è anche giuridicamente legittimo.
La nostra esperienza di consulenti ci porta a dire che in azienda, di solito, prima vengono installate le videocamere poi si pensa all’aspetto normativo, cioè “l’installazione è in regola con la privacy?”, “si dovevano chiedere autorizzazioni?”.
Bisogna inoltre tener presente che in molte aziende e organizzazioni i dipendenti possono essere ripresi dalle telecamere stesse durante lo svolgimento del loro lavoro.
Ribadiamo l’indicazione di principio che a monte di ogni progetto di videosorveglianza è necessario per l’azienda valutare in termini rigorosi se il controllo attuato possa aver ad oggetto anche la prestazione lavorativa.
A questo punto ci si pone le domande: ma quali sono le norme che disciplinano l’utilizzo delle telecamere in azienda?
E quindi cosa deve fare l’azienda che vuole installare un sistema di videosorveglianza in regola?
L’azienda come può mettere in regola un sistema di videosorveglianza già installato?
In Italia, a differenza di altri paesi, non è presente una regolamentazione organica in tema di videosorveglianza. La materia va pertanto esaminata alla luce delle disposizioni in tema di privacy, in quanto si applicano in presenza di un qualunque trattamento di “dati personali”.
Poiché per “dato personale” si intende “qualunque informazione relativa a persona identificata o identificabile” e non vi è alcun dubbio che l’immagine di un soggetto, proprio perché permette il riconoscimento dello stesso, possa ricevere tutela ai sensi del Codice della Privacy (D.Lgs. 196/03).
A livello aziendale si devono osservare quindi due tipi di prescrizioni, quelle:
- di carattere generale;
- di carattere specifico, per la tutela dei lavoratori.
Misure di carattere generale
L’autorità Garante per la protezione dei dati personali, è più volte intervenuta in tema di videosorveglianza con significativi provvedimenti individuando 4 principi da osservare affinché la videosorveglianza sia legittima, e che sono: liceità, necessità, proporzionalità, finalità.
Il provvedimento in particolare stabilisce:
- che l’installazione di telecamere è lecita solo se è proporzionata agli scopi che si intendono perseguire;
- che gli impianti di videosorveglianza devono essere attivati solo quando altre misure siano insufficienti o inattuabili;
- che l’eventuale conservazione delle immagini deve essere limitata nel tempo;
- che i cittadini devono sapere sempre e comunque se un’area è sottoposta a videosorveglianza.
Misure specifiche nell’ambito dei rapporti di lavoro
Il Garante, in un provvedimento del 2004, ha stabilito le regole da rispettare nelle attività di videosorveglianza effettuate nell'ambito dei rapporti di lavoro, ribadendo il principio che, se si intende utilizzare tale tecnica sul luogo di lavoro, va tenuto conto che lo Statuto dei Lavoratori vieta l’uso di impianti e di apparecchiature per finalità di controllo a distanza dei lavoratori e, nel caso in cui il loro impiego risulti necessario per altre finalità, prescrive alcune garanzie.
In particolare ha stabilito che occorre osservare le garanzie previste dall'art. 4 della legge n. 300/1970 (Statuto dei lavoratori) per il quale è inammissibile l'installazione di sistemi di videosorveglianza in luoghi riservati esclusivamente ai lavoratori ovvero non destinati all'attività lavorativa (ad esempio bagni, spogliatoi, docce, locale degli armadietti e luoghi ricreativi). Mentre ammette l’uso di impianti e di apparecchiature di videosorveglianza se richiesti da esigenze organizzative e produttive, oppure da esigenze di sicurezza sul posto di lavoro, ma dai quali possa derivare anche il controllo a distanza dei lavoratori (cioè l'attività espressamente vietata dalla legge) ad una condizione che vi sia il preventivo accordo con le Rappresentanze Sindacali aziendali (oggi RSU), oppure, in mancanza di accordo, a seguito di specifica autorizzazione della Direzione Provinciale del Lavoro.
La Direzione Provinciale del Lavoro, al fine del rilascio della propria autorizzazione, dovrà provvedere a svolgere un sopralluogo per verificare, in particolare, se l'angolo di ripresa delle telecamere sia o meno compatibile con il divieto sancito dall'art. 4 della legge n. 300/1970 ed eventualmente indicherà le prescrizioni da osservare.
Facciamo un esempio pratico.
Se l’azienda ALFA srl volesse installare per motivi di sicurezza delle videocamere esterne che vanno ad inquadrare solo aree di transito e aree adibite al carico/scarico delle merci, dovrebbe tener presente che in queste aree però possono essere presenti o possono transitare anche dei lavoratori.
Nella pratica dunque si tratterà di verificare se l'installazione delle telecamere sia compatibile con i principi di liceità, di necessità, di proporzionalità e di finalità sanciti dal Codice della Privacy e, per ciò che riguarda, in particolare, la liceità del trattamento se esso sia compatibile con il divieto sancito dallo Statuto dei lavoratori.
L’azienda ALFA srl per “essere in regola” dovrà:
- indicare con apposita modulistica la presenza delle videocamere;
- redigere un documento interno sulle motivazioni e la scelta della videosorveglianza nell’area aziendale;
- informare il personale dipendente raggiungendo un accordo con la RSU aziendale o, in sua mancanza, chiedere l'autorizzazione alla competente Direzione Provinciale del Lavoro (che, a rigore, dovrebbe essere preventiva all'installazione).
Nel caso l’azienda ALFA srl avesse già installato l’impianto di videosorveglianza dovrà al più presto svolgere tutti gli adempimenti sopra indicati ed eventualmente sospendere il funzionamento delle videocamere in via cautelativa.
Queste attività, che possono essere più o meno complesse a seconda dei casi, risulteranno più veloci e precise se effettuate con il supporto di un consulente qualificato in materia di Privacy che possa dare delle indicazioni precise in modo da risparmiare tempo prezioso e che diano la tranquillità all’azienda di non avere “brutte sorprese” in futuro.
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